3 Fragen an Steffen Fock (ProcurDat)

Steffen Fock hat Organisationspsychologie studiert und dann zum Thema öffentliche Beschaffung in der Privatwirtschaft gearbeitet. Heute forscht er an der Universität Bremen im Rahmen des BMBF-geförderten Projekts ProcurDat, das KI-gestützte Werkzeuge entwickelt, um das stark fragmentierte und bürokratische deutsche Vergabewesen zu entlasten. Im Gespräch erklärt er, warum sich immer weniger Unternehmen um öffentliche Aufträge bewerben und wie man den Behörden-Kauderwelsch übersetzen kann.

Wie kommt ein Psychologe zum öffentlichen Vergaberecht?
Durch Zufall, ich wollte eigentlich in die Personalentwicklung und bin bei einem IT-Personaldienstleister eingestiegen, habe mich auf Digitalisierung spezialisiert. Dann ergab sich dort die Gelegenheit, in den Bereich öffentliche Vergabe zu wechseln. Der private IT-Personaldienstleister hatte viele Kunden im öffentlichen Dienst, darunter Dataport, das ist der große Informations- und Kommunikationsdienstleister der öffentlichen Verwaltung und hier im Norden für die Rechenzentrumsleistungen, den IT-Support und die Entwicklung von Fachverfahren in mehreren Bundesländern zuständig. Ich habe Angebotsmanagement gemacht: Wenn eine Ausschreibung veröffentlicht wird, hat man vier Wochen Zeit, um Konzepte zu koordinieren, Zahlen einzusammeln und das Angebot fristgerecht einzureichen. Die Themen reichten von Office-Migrationen über Firewalls bis zu Projektmanagement-Dienstleistungen, im Grunde alles, was mit Digitalisierung öffentlicher Verwaltung zu tun hat. Ich habe dabei gelernt, wie die öffentliche IT-Welt tickt.

Du hast das System von innen erlebt. Welche Probleme siehst du?
Das Volumen der öffentlichen Beschaffung wächst massiv, allein mit dem Verteidigungspaket und den 500 Milliarden für Infrastruktur hat das noch mal einen Schub bekommen. Paradoxerweise sinkt gleichzeitig die Zahl der Unternehmen, die sich auf Ausschreibungen bewerben. Statt Wettbewerb zu fördern, passiert genau das Gegenteil.

Die Unternehmen scheuen den enormen Aufwand. Denn um die administrative Arbeit zu minimieren, bündelt die öffentliche Verwaltung möglichst viele Bedarfe in riesige Verfahren. Das Ergebnis sind Ausschreibungen in dreistelliger Millionenhöhe, bei denen Interessenten zum Beispiel fünf Referenzaufträge einer bestimmten Mindestgröße nachweisen müssen, bevor das Angebot überhaupt bewertet wird. Selbst große IT-Beratungen müssen sich dafür zu Konsortien zusammenschließen. Statt Monopolstrukturen aufzubrechen, verstärkt man sie, genau das Gegenteil von dem, was das Gesetz eigentlich will. Und dann gibt es noch das Risiko, einen folgenschweren Fehler zu begehen. Öffentliche Vergabestellen sind deshalb sehr vorsichtig. Hält man sich nicht korrekt an die vielen Vorschriften, kann ein unterlegener Bieter das Verfahren rügen und eine Zahlung fällig werden, als wäre die Leistung erbracht worden. Das bekannteste Beispiel ist die Pkw-Maut: Der Zuschlag wurde vergeben, das Modell verstieß gegen EU-Recht, und am Ende zahlte der Bund rund 270 Millionen Euro Entschädigung für nichts. 

Und genau hier setzt ProcurDat an, was macht das Projekt konkret?
Der erste Schritt ist, die fragmentierten Informationen zusammenzuziehen. In Deutschland gibt es knapp dreißig Portale, auf denen Ausschreibungen veröffentlicht werden. Diesen Informationsfluss aggregieren wir, machen ihn maschinenlesbar und bereinigen ihn, damit man anfangen kann, damit zu arbeiten. Es gibt mehrere Module: Eines hilft dabei, Warengruppenkategorien automatisch zuzuweisen. Das ist ein großes Alltagsproblem: So fallen etwa Beratungsdienstleistungen in dieselbe Kategorie wie Briefdienst- oder Gärtnereidienstleistungen. Wer diese Kategorie abonniert, bekommt neunzig Prozent irrelevante Ausschreibungen. Unser Tool erlaubt es, im Fließtext zu beschreiben, was man braucht, zum Beispiel Catering für 150 Personen plus Bestuhlung für eine Veranstaltung. Das zweite große Modul ist ein generatives KI-Tool, das auf einer Datenbank aus alten Ausschreibungen aufbaut. Nehmen wir an, Vergabemitarbeiter:innen in Schleswig-Holstein möchten eine Friedhofsgärtnerleistung ausschreiben. Sie haben heute keinen Zugriff auf das, was deutschlandweit für ähnliche Kommunen erarbeitet wurde, wie die Kriterien aussahen, wie Preisblätter strukturiert waren. Diese Informationen verschwinden bisher in der Schublade, sobald ein Verfahren abgeschlossen ist. Wir machen sie sichtbar.

Außerdem entwickeln wir einen Chatbot für Unternehmen, die sich auf Vergaben bewerben wollen. Als Laie soll man das ganze Vergabe-Kauderwelsch verständlich aufbereitet bekommen: Was bedeutet dieses Formblatt? Erfülle ich die geforderten Kriterien? Gleichzeitig arbeiten wir daran, dass Bieter ältere Ausschreibungen auch intelligent nutzen können. Wenn in einem Verfahren bisher acht Stunden lang Schnittstellenformblätter ausgefüllt werden mussten, stellen wir die Frage: Kann das Tool Informationen womöglich aus den Bestandsdaten vorausfüllen? Einen Personentag Arbeit auf eine Stunde runterkürzen, das wäre doch ein echter Fortschritt.  Und das alles mit hohem Anspruch auf Rechtssicherheit: Explainable AI erklärt bei jeder Textpassage die genaue Quelle, aus der die Information stammt. Selbst ein lokaler Klempnerbetrieb soll mit diesen Tools herausfinden können, ob sich eine Bewerbung lohnt. Er wird dann zukünftig auch in der Lage sein, die komplizierten Formblätter auszufüllen.

Interview: Eva Meschede